Обращения и Задачи — это основные объекты системы УБП. При этом, обращения Заказчика могут принимать три типа значения: запрос на изменение, несоответствие и проблема. Все текущие и выполненные обращения и задачи могут быть просмотрены в журнале обращений и журнале задач, а также в рабочем окне системы «Монитор сопровождения». Кроме этого, в системе реализован автоматический сбор и регистрация обращений Заказчика по электронной почте.

По мере выполнения задачи исполнителем заполняется «Дневной отчет», что позволяет контролировать и отслеживать ход ее выполнения. Помимо этого, исполнитель может добавлять комментарии по задаче, прикреплять и редактировать нужные документы.

Вся информация, в режиме реального времени, о приоритетности, срочности и ходе исполнения конкретного обращения или задачи, доступна каждому участнику проекта: исполнителю и Заказчику.

С помощью настраиваемых отборов в журнале обращений и задач руководитель может в любое время посмотреть, в каких проектах, задачах заняты сотрудники, увидеть срочность задач и их приоритет.

При назначении исполнителя по задаче руководитель проекта может обратиться к «графику занятости» и посмотреть, какой из сотрудников имеет загрузку, позволяющую выполнить требуемую задачу.

Отчет «график занятости» дает возможность получить визуальную интерпретацию выполнения задач сотрудниками, соответствия планируемым срокам выполнения. С его помощью можно увидеть:

• сколько времени и когда исполнитель тратил на выполнение возложенных на него задач;
• как исполнитель укладывается в установленные сроки, объем работ на сегодняшний день, в том числе сверхурочных;
• планируемую занятость по новым задачам.

Система позволяет вести смету затрат проекта, оценивая сроки и трудозатраты по каждой задаче. При этом производится предварительное согласование трудозатрат с Заказчиком. Система позволяет вывести печатную форму документа «Заявка Заказчика» с указанием задач, сроков и трудозатрат для утверждения с Заказчиком. Система позволяет вести и контролировать бюджет проекта.

Для этих целей в системе предусмотрен Документ «Дневной отчет» и который выполняет роль «Листа учета рабочего времени» (ЛУРВ), в нем указывается: сотрудник, задача, фактическое количество часов, затраченных на исполнение.

Эта информация служит основой для начисления заработной платы или расчета стоимости работ. На основании ежедневных отчетов формируется Отчет «Ведомость отработанных часов» и финансовый отчет по проекту «Тарификация рабочего времени».

Отчет «Ведомость отработанных часов служит» для определения объема и стоимости работ сотрудником, включая все выполненные работы, с указанием принятых Заказчиком работ и работ по гарантии.

Отчет по проекту «Тарификация рабочего времени» — с одной стороны, является документом, подтверждающим приемку выполненных работ, а с другой – определяет объем надлежащего оплате рабочего времени за отчетный период.

Закрепление работ за ответственными исполнителями осуществляется разбиением обращения на задачи. Каждая задача регистрируется в системе, по каждой задаче определяется ответственный исполнитель, проводится оценка трудозатрат и возможные сроки ее реализации.

С помощью него можно создавать высказывания, оставлять комментарии и поддерживать дискуссию по тому или иному обращению, добавлять файловые вложения.

Для отражения общего состояния проекта, состояния выполнения запросов клиента, списка проблем и рисков по проекту и мероприятий для их решения, информирования всех заинтересованных сторон о ходе выполнения работ в системе предусмотрен «Статус-отчет о состоянии проекта». Отчет формируется руководителем проекта на основе проведенных регулярных коммуникаций, совещаний и заседаний рабочей группы проекта и сохраняется в системе в документе событие на определенную, указанную в отчете дату.

• любой запрос пользователя может быть зафиксирован в системе с указанием типа обращения «Проблема».
• в ходе выполнения работ, задача или обращение может принимать статус — атрибут, определяющий состояние обращения и задачи. В том числе предусмотрен статус:

Приостановлена (Проблема) — препятствие для выполнения работ на основе обращения пользователя. Перечень проблем и список наиболее значимых и вероятных рисков по проекту обсуждается в ходе регулярных совещаний по проекту и фиксируется руководителем проекта в статус-отчете по проекту. В отчете на каждую зафиксированную проблему указывается ее воздействие на проект, предложение по решению, срок решения и ответственный. На каждый риск указывается его воздействие на проект, период актуальности, мероприятия по управлению риском.

• Дневной отчет — ежедневный отчет сотрудника о выполненных работах.
• Отчет «График занятости» (в виде диаграммы Ганта)
• Отчет «Ведомость отработанных часов»
• Ежемесячный финансовый отчет по проекту «Тарификация рабочего времени»
• Отчет «Статус-отчет о состоянии проекта», который состоит из четырех разделов: завершенные, текущие и запланированные работы, проблемы; список наиболее значимых и вероятных рисков проекта, статистика по видам работ.

Раздел отчета «Статистика по видам работ» представлена в виде линейных диаграмм. Первая диаграмма показывает в процентном соотношении планируемый и фактически выполненный объем работ по функциональным областям. Вторая диаграмма показывает в процентном соотношении объем работ по типу обращений.